沖縄県の「沖縄アリーナ」および「琉球ホテル＆リゾート 名城ビーチ」で開催される「周年式典」のご依頼を頂戴いたしました。

本式典は、「周年式典」、「懇親会」、「フェアウエルパーティー」「全社員参加型のアクティビティ」の大きく分けて4つが行われましたが、今回、宿泊先「琉球ホテル＆リゾート 名城ビーチ」ホテル全館貸し切りで行われた「全社員参加型のアクティビティ」の企画・運営のご紹介をさせていただきます。

私たちの目標は、600名が楽しめるような、ホテルの敷地を最大限に活用したアクティビティを考えることでした。
クライアント様と共に約1年間、定期的に打ち合わせを繰り返し、いかに効率的に社員全員が積極性をもって参加でき、楽しめる内容にするか思考を重ねました。今回は、どのようにしてこのプロジェクトを進めていったのか、その流れをご紹介させていただきます。

1. 開催の目的

この社員旅行は、会社のアニバーサリーイヤーを祝うために開催され、クライアント様はこの節目を機に「社員同士の絆を深めること」を最も重要な取り組みとして目標に掲げていらっしゃいました。
そのため、単なるお祝いの場ではなく、部署や世代を超えて協力して挑戦できるアクティビティを提供し、「一部で盛り上がるのではなく、全員が楽しめるイベントにする」という点に注力し、参加者全員が主体的に関わることができる内容にすることが重要でした。
社員全員がその場で絆を深め、より強い団結力を感じられるようなイベントを目指し、我々も提案の幅を広げていきました。

2. 円滑に進める上での取り組み

1. まず、参加者全員が楽しめるアクティビティを考案するにあたり、600名という大人数を一斉に動かすことが難しいことに直面しました。
   そこで、少人数のグループに分け、グループごとに協力しながら課題に挑戦する形にしました。このアプローチにより、交流と協力を促進しつつ、個々のチームが効率的に活動できるようにしました。
2. さらに、混雑や滞留を避けるため、ミッションはホテル内のさまざまな場所に配置し、広大な敷地を活かして各グループが散らばりながら進行する形式を採用しました。
3. また、全てのミッションには細かな配点を設け、各チームが進行しながら得点を集めていく仕組みにしていくことで、参加者はより燃えてミッションに挑戦し、チーム同士で競争しながら楽しめることを狙いました。
4. 最後には、全ミッションの結果を集計し、全体の順位を発表することにより、チーム同士で1日を振り返るきっかけとし、より鮮明な思い出にできると考えました。

3. 課題解決について

上記内容を盛り込んだ内容を実施するにあたって、以下のような取り組みを行いました。

① システムの導入

② マップの制作

ホテル内の広大な敷地で各グループ散らばるため、共通認識事項を設ける必要があるとし、テーマパークや博物館に置いてあるようなイベント専用のマップを作成することにしました。
マップにはアクティビティーのルール説明から各ミッションの場所や重要なポイントを明示的に記載し、イベントスタート時に参加者へ配布しました。

③ 飽きのこない仕組み作りや細かな配点設定

ミッションは大きく【クイズ・ゲーム・宝探し】の3つにジャンル分けをし、対戦形式で行うゲームやチームワークを試すゲームに挑戦したり、会社の歴史や製品に関連したクイズに答えたり、広大な敷地に隠されたミッションボードを探すなどして進行していきました。また、これらのミッションで約80チームの最終順位を決定するにあたり、同率の順位が出ないよう、配点を細かく決めました。上位に入ったチームには豪華景品が贈呈されたのですが、やはりランキング発表は会場全体大きな盛り上がりをみせました。

4. まとめ

本イベントは、宿泊を伴う運営が行われましたが、参加者が宿泊されるホテル内ですので、用意しているものがバレないよう、準備は早朝5時から一気に行いました。
普段とは異なる環境での業務だったため、スタッフ間のチームワークが一層強化され、私たちも非常に楽しみながら業務に取り組むことができました。いい意味で「手作り感」のある温かい雰囲気が会場に漂う中、参加者の皆様は、まるで子どものように無邪気に楽しんでいらっしゃる姿が印象的でした。
イベントが進むにつれて、全員が一体となり心から楽しんでいる様子を見て、私たちも心温まりました。
このプロジェクトを通じて、600名という大規模な社員旅行を導けたのは、クライアント様とスタッフ一同が一丸となり、1年にわたり綿密な打ち合わせを重ねてきた結果だと感じています。
運営幹事様方含め参加者全員が積極的に協力し合い、会社の一員としての誇りを感じながらイベントに臨む様子は、私達にとても良い刺激を与えてくれました。新たな絆を築く機会に立ち会えたこと、大変嬉しく思います。

このイベントが社員の皆様にとって忘れがたい記憶となり、今後の仕事に対するモチベーションやチームワークの向上に繋がることを心より願うと共に、私たちもより一層レベルアップしていけるよう精進していきたいと思います。